複合機・コピー機の入れ替えや移転時、処分方法を誤ると契約違反や情報漏えいにつながることがあります。

まずは所有区分を確認し、買取可否を判定してから処分方法を選ぶという順序が大切です。

リース中か自社所有かで対応は正反対になる

複合機の処分・売却は、所有権がどちらにあるかで対応がまったく異なります。まず契約書を確認することが最初の一歩です。

所有権の確認手順

所有権の有無は、リース契約書と社内の資産台帳を照らし合わせることで判定できます。

• リース契約書に「所有権はリース会社に帰属する」旨の条項があるか
• 固定資産台帳に自社資産として登録されているか
• 契約満了日と現在の使用状況を照合する

台帳と契約書の記載が一致しない場合は、契約先の担当窓口に問い合わせて確認しましょう。

リース中にできること・できないこと

一般的なリース契約条項では、契約期間中の機体は無断での売却・廃棄が契約違反とみなされる場合が多いです。

これは所有権がリース会社側にあるためで、勝手に第三者へ引き渡すことも認められません。

移転や入れ替えでリース機の扱いに迷ったら、まずリース会社へ連絡し、返却・移設・継続利用のいずれで進めるかを確認してください。

中途解約と残債の考え方

契約期間の途中で解約する場合は、残りのリース料に相当する残債を精算するのが原則です。

精算額は契約年数や残存期間によって大きく変わるため、「〇万円前後」といった一律の目安を出すことはできません。

解約可否や精算方法は契約書の条項ごとに異なるため、契約先へ直接確認することをおすすめします。

なお、残債の会計処理や除却の扱いについては、詳細は顧問税理士にご確認ください。

自社所有機が買取対象になる条件と査定で見られる観点

自社所有の複合機は、状態次第で買取対象になる可能性があります。年式や稼働状況が査定額を左右する主な要素です。

買取が付きやすい機体の条件

買取が付きやすいのは、発売から年数が浅く、稼働に問題がなく、機能が現行モデルに近い機体です。

• 製造から数年以内で、主要機能(コピー・スキャン・FAX等)が正常動作する
• 大量印刷向けの高機能機や、複数拠点でまとめて排出される案件
• 付属品(トレイ・鍵・電源ケーブル)が揃っている

「古いから無価値」と自己判断せず、まずは査定を依頼してみることが大切です。

査定で必ず確認される項目

査定では、カウンター数(累計印刷枚数)と付属品の有無が必ず確認されます。

実際の現場では、搬出前に電源を入れて稼働確認ができないと、評価が下がってしまうケースがあります。

トレイや鍵、電源ケーブルが欠品していると、たとえ本体が良好でも評価に影響することがあるため、周辺部品もまとめて残しておくことが望ましいです。

値が付きにくい・引取のみになる例

発売から年数が経過した旧年式の機体や、故障中・メーカーの保守対応が終了している機体は、値が付きにくい傾向があります。

この場合は買取ではなく、引取(有料回収)や廃棄処理での対応となることが一般的です。

「複合機は必ず高く売れる」というわけではなく、条件によって買取・引取・廃棄のいずれになるかが変わる点を理解しておきましょう。

買取不可の場合の処分方法と法令・データ面の注意

買取対象外となった複合機は、産業廃棄物として適正に処理する必要があります。処理業者の選定とデータ消去が特に重要です。

産業廃棄物としての処理と排出事業者責任

廃棄物処理法では、排出事業者(処分を依頼する企業側)に適正処理の責任があるとされています。

複合機を廃棄する際は、収集運搬の許可を持つ業者に依頼し、処理の流れを記録するマニフェスト(廃棄物の処理経過を記録する管理票)の運用を確認することが実務上のポイントです。

「リース満了品だから自由に処分できる」という考え方は誤りで、満了後の扱いも契約先の指示に従う必要があります。

データ消去とセキュリティ対応

複合機の内蔵記憶装置には、スキャンやFAX送受信の履歴データが残っている場合があります。

処分・売却のいずれの場合も、事前にデータ消去を行い、可能であれば消去証明を発行してもらうと安心です。

「複合機は使えないから情報漏えいの心配はない」という思い込みは誤りで、電源が入らなくても記憶装置自体は残っている点に注意しましょう。

費用構造と見積もりの読み方

複合機は重量物であり、分解して搬出することが難しい機器です。搬出経路の条件によって作業人員と費用が変動します。

実際の現場では、エレベーターのサイズや通路の段差、通路幅、養生(壁や床を保護する作業)の要否によって、必要な人員数や作業時間が変わることがあります。

費用に影響する要素	内容
運搬費	台数・重量・搬出距離により変動
処理費	処分方法(部品リサイクル・焼却等)により変動
作業費	搬出経路の難易度・養生の要否・人員数により変動

費用の目安は台数や搬出条件によって幅が出るため、下見をしてもらい、内訳を明示した見積もりを取ることをおすすめします。

まとめ

1. 複合機はリース中か自社所有かで対応が正反対になるため、契約書と資産台帳で所有区分を確認する
2. 自社所有機は年式・稼働状態・カウンター数・付属品の有無で買取可否が判断される
3. 買取不可の場合は許可業者への産業廃棄物処理を行い、データ消去とマニフェストの運用を徹底する

まずは所有区分の確認から始め、買取可否の判定、処分方法の選択という順序で進めましょう。

買取と廃棄、データ消去までを一括で相談できる業者に見積もりを取ると、全体の費用感がつかみやすくなります。